Procedure i forbindelse med opbevaring af personfølsomme data (GDPR)
Den Selvejende Institution Bogense Hallerne
Bestyrelse:
Mængden af personfølsomme data er yderst begrænsede og omfatter kun evt. personnumre på de enkelte personer. Forhandlingsprotokol opbevares i aflåst skab på kontoret.
Halbestyrer:
Er ansat på ansættelseskontrakt. Kontrakten opbevares i aflåst skab, og der er udleveret en kopi til den ansatte.
Andet personale:
F.eks. rengøringspersonale, ansættes på kontraktbasis af Bogense Hallerne. Kontrakten opbevares i aflåst skab, og der er udleveret en kopi til den ansatte.
Ansøgere:
I forbindelse med ansøgninger til jobs i Bogense Hallerne behandles disse fortroligt blandt bestyrelsens medlemmer. Ansøgningerne opbevares elektronisk og slettes efter afgørelse om ansættelse eller ikke. Eventuelle papirudgaver opbevares i aflåst skab på kontoret og destrueres efter brug.
Brugere af hallerne:
Der opbevares ingen data på personer tilknyttet brugerne, dvs. foreninger, klubber og eventlejere.
Bogense Motion og Bogense Skytteforening er lejere af faste lokaler i Bogense Hallerne, men har hver deres egen ledelse.
Brug af billeder og film: Vi kan bruge billeder og film, vi selv optager og modtager fra medlemmer, samarbejdspartnere eller instruktører. Billeder og film kan blive brugt i markedsføringssammenhæng på f.eks. vores hjemmeside og/eller på præsentationer i forbindelse med arrangementer, hold, aktiviteter o.l.
Når/hvis vi bruger billeder og film produceret af ikke-medarbejdere, laves en kontrakt som sikrer brugsrettighederne.
Billeder og film kan blive brugt forskellige steder, som f.eks.:
Sociale medier, infoskærme i hallerne, tryksager produceret under Bogense Hallernes ansvar.
Hvis du ikke ønsker at optræde på billeder, henvender du dig til en medarbejder og beder dem fjernet.
Du har til hver en tid ret til at få indsigt, berigtigelse eller sletning af de evt. oplysninger vi har om dig og din virksomhed.
Du har ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få dine oplysninger begrænset. Hvis behandlingen af dine oplysninger er sket på baggrund af dit samtykke, er du til enhver tid berettiget til at tilbagekalde dit samtykke. Du har ubetinget ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger til brug i markedsføringssammenhæng.
Du har ret til at indgive klage til databeskyttelsesmyndighederne, som f.eks. Datatilsynet.
Ændringer i ovenstående vil blive bekendtgjort på vores hjemmeside og Facebook gruppe.
Generelt:
Data opbevaret på elektroniske medier, sker kun på medier med personlig adgangskode.
Eneste personer, der har adgang til OneDrive er halbestyren. Dette gælder også for adgang til kontoret og det aflåste skab. Kontoret er overvåget med alarm.